อีเมลมีอยู่ทั่วไปในพนักงานที่ทันสมัยและเป็นสากล อย่างไรก็ตาม อีเมลที่ออกแบบมาอย่างดีสามารถทำให้ผู้ส่งดูเข้าถึงได้และมีอำนาจในขณะที่อีเมลที่สร้างขึ้นมาไม่ดีจะโน้มน้าวใจได้น้อยกว่าและทำให้ผู้รับไม่เต็มใจที่จะปฏิบัติตามคำขอ นอกจากการร้องขอและการให้ข้อมูลแล้ว อีเมลยังช่วยเราสร้างสายสัมพันธ์ในที่ทำงานและความสัมพันธ์ทางธุรกิจระยะยาว จึงไม่น่าแปลกใจที่มีตลาดจำนวนมากสำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับมารยาททางอีเมล
การค้นหา “มารยาทในการใช้อีเมล” ทางอินเทอร์เน็ตสร้างผลลัพธ์
433,000 รายการ ในขณะที่การค้นหาหนังสือเกี่ยวกับมารยาททางอีเมลได้รับ 76 ชื่อเรื่อง (ใน Amazon.com) อย่างไรก็ตาม คำแนะนำที่เราได้รับมักคลุมเครือ ขาดเหตุผล และอาจขัดแย้งกันในบางครั้ง การศึกษาในปี 2546 เสนอว่าความคิดเห็นที่แตกต่างกันเกี่ยวกับสิ่งที่จะเขียนในอีเมลจะบรรจบกันเมื่อเวลาผ่านไป และกฎนั้นจะเกิดขึ้น แต่ 14 ปีต่อมา เรายังคงไปไม่ได้ไกลนักในการผลิตหรือยึดมั่นในมาตรฐาน
ปัญหาคืออีเมลทั้งหมดเขียนขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันมาก รวมถึงข้อความส่วนบุคคลและคำเชิญ การโฆษณาและการสอบถามจากลูกค้า ประกาศของทีม และจดหมายข่าวของบริษัท เหนือสิ่งอื่นใด การตั้งค่าก็เปลี่ยนไปเช่นกัน สิ่งที่เป็นที่ยอมรับในอีเมลของนักวิชาการนั้นแตกต่างจากอีเมลธุรกิจ
บรรทัดฐานในอีเมลยังแตกต่างกันไประหว่างการสื่อสารภายในและภายนอกตามสายอาชีพและข้ามวัฒนธรรม
ไม่ได้ช่วยอะไรเลยที่แบบแผนของการสื่อสารทางอีเมลมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง หากไม่มีเทมเพลตขนาดเดียวที่เราสามารถใช้ได้ เราจะพึ่งพาอะไรเพื่อเป็นแนวทางในการเขียนอีเมล
หากคุณดูบริบทของอีเมลแต่ละฉบับ จะสามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องเขียนได้ ยกตัวอย่าง การทักทายและการปิดอีเมล
ประเด็นทั่วไปของความไม่ลงรอยกันระหว่างผู้แสดงความคิดเห็นคือความต้องการคำทักทายและการปิดฉากที่เหมาะสม ในแง่หนึ่งคู่มือ ของเราบอกเราว่าเราควรใส่คำทักทายที่เหมาะสมไว้เสมอ ในขณะที่ อีกนัยหนึ่ง อีเมลที่เรามักเห็นในที่ทำงานดูเหมือนจะไม่มีคำทักทายเลย
การเปิดและปิดอีเมลใช้เพื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างผู้ส่งและผู้รับ
ดังนั้นควรพิจารณาเรื่องนี้เป็นอันดับแรก พนักงานที่กำลังพูดกับเพื่อนร่วมงานที่อยู่ห่างไกลหรือบุคคลที่มีอำนาจสูงกว่ามีแนวโน้มที่จะรวมคำทักทายไว้ด้วย
อย่างไรก็ตาม ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ส่งและผู้รับพัฒนาขึ้นเมื่ออีเมลสร้างห่วงโซ่การแลกเปลี่ยน มีโอกาสที่อีเมลภายในส่วนใหญ่ที่เราส่งจะเชื่อมโยงกับสายโทรศัพท์ก่อนหน้าหรืออีเมลอื่นๆ ในกรณีนั้น ความสัมพันธ์และบริบทจะถูกสร้างขึ้นอย่างดีแล้ว
รูปแบบของการแลกเปลี่ยนอย่างรวดเร็วเหล่านี้โดยไม่มีการทักทายหรือการปิดคล้ายกับการสนทนาที่กำลังดำเนินอยู่ซึ่งขยายออกไปในอีเมลสองสามฉบับ ดังนั้นการทักทายใดๆ ต่อไปจะดูซ้ำซากและมากเกินไป
อย่างไรก็ตาม ผู้ส่งอาจเลือกที่จะใส่คำทักทายและประโยคปิดท้าย เช่น “เรียนคุณ X” และ “ขอแสดงความนับถือ” เพื่อเน้นหรือมองข้ามความแตกต่างในอำนาจหรือเพื่อลดระยะห่างระหว่างพวกเขากับผู้รับ ในทางกลับกัน การกล่าวทักทายอย่างครอบคลุม เช่น “สวัสดีทีม” หรือ “สวัสดีทุกคน” และการปิดท้ายด้วยความเห็นอกเห็นใจ เช่น “ทำได้ดีมาก” สามารถช่วยปลุกความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันในหมู่เพื่อนร่วมงานของคุณและกระตุ้นให้พวกเขาลงมือทำ
นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ในการพิจารณาบทบาทของอีเมลในกิจกรรมโดยรวม อีเมลภายในมักสั้นและรวบรัด เนื่องจากอีเมลเหล่านี้ถูกส่งไปเพื่อให้คำแนะนำหรือข้อมูลซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์รายวัน
เมื่อระบุจุดประสงค์ของข้อความดังกล่าวแล้ว สามารถสรุปรายละเอียดในรูปแบบจุดและตัวย่อ เพื่อให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถดึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย การรักษาข้อความสั้น ๆ ยังช่วยให้อ่านบนสมาร์ทโฟนได้ง่ายขึ้น
อย่างไรก็ตาม เมื่อต้องดำเนินการเจรจาที่ละเอียดอ่อนกับลูกค้า เมื่อจำเป็นต้องสร้างความไว้วางใจ ยืนยันอำนาจ และสร้างความสัมพันธ์อีเมลจะต้องใช้เวลานานขึ้น ผู้ส่งจะต้องรวมข้อความละเอียดอ่อนในภาษาที่เป็นทางการและวลีสต็อกเพื่อเสริมสร้างอำนาจของตนโดยทำให้ข้อความฟังดูไม่มีตัวตน
คู่มือแนะนำยังไม่เห็นด้วยกับการใช้คุณสมบัติใหม่ซึ่งเบี่ยงเบน ไปจากรูปแบบการเขียนแบบดั้งเดิม เช่นอีโมติคอน อย่างไรก็ตาม อีโมติคอนเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการจัดการความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันโดยทำให้คำขออ่อนลงและลดการบังคับในที่ทำงาน ให้เหลือน้อยที่สุด
มาดูกันเลย – ไม่ว่าหนังสือแนะนำจะพูดอะไร ผู้คนจะยังคงใช้มันต่อไป นี่เป็นเพราะอีเมลขาดความหมายที่ไม่ใช่คำพูดที่เราใช้ในการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากัน เช่น การแสดงสีหน้า และสิ่งนี้ทำให้เกิดความคลุมเครือและความไม่แน่นอนในการตีความข้อความ อีโมติคอนถูกใช้เพื่อทำให้น้ำเสียงของข้อความชัดเจนขึ้น ซึ่งมีวิธีตีความมากกว่าหนึ่งวิธี
อย่างไรก็ตาม ผู้ส่งอาจเหมาะสมและใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติดิจิทัลในอีเมลเพื่อติดตามวาระการประชุมที่ซับซ้อน แม้ว่าฟังก์ชัน “CC” จะให้ความรับผิดชอบอย่างชัดเจนและอนุญาตให้มีการตรวจสอบกระบวนการทำงาน ผู้ส่งอาจเลือกที่จะคัดลอก ในเพื่อนร่วมงานในการเล่นไฟเพื่อ เสริมอำนาจและกดดันผู้รับ
เป็นมูลค่าการกล่าวขวัญว่าในตัวอย่างเหล่านี้ ผู้ส่งอีเมลไม่เพียงแค่สังเกตชุดของกฎสำหรับแต่ละบริบทเท่านั้น พวกเขากำลังสร้างบริบทด้วยการเลือกแต่ละอย่างที่พวกเขาเลือก
สิ่งที่เราเลือกที่จะทำหรือไม่ทำกับอีเมลคือการกระทำทางสังคม ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของการโต้ตอบของมนุษย์ อีเมลมีรายละเอียดปลีกย่อยและซับซ้อนมากพอๆ กับโลกสังคมออนไลน์ที่เราเขียนอีเมลเหล่านั้น ไม่น่าเป็นไปได้ที่เราจะอาศัยรายการตรวจสอบหรือกฎแก้ไขด่วนเพื่อทำให้ถูกต้อง น่าสนใจพอๆ กัน
Credit : เว็บแทงบอล
